Wat is digitaal factureren?

Je hebt verschillende termen waar je wel eens van gehoord hebt die geassocieerd worden met een digitale factuur. Het verwerken van digitale facturen is erg populair bij verschillende congressen, bijeenkomsten, beurzen en internetfora. De term digitale factuur is al iets wat een nodige toelichting nodig heeft. Vaak worden de verschillende termen op het gebied van digitale verwerking en inkoopfacturen door elkaar heen gebruikt. Bedrijven sturen steeds vaker hun facturen digitaal op. Dit doen ze ook omdat er tegenwoordig steeds meer fraude wordt gepleegd, daarom is digitaal factureren steeds meer een begrip. Het is tegenwoordig ook heel normaal geworden om een digitale factuur op te sturen, want het wordt steeds meer en meer gedaan.

Het is dan ook niet voor niets dat er in de markt steeds meer ontwikkelingen gaande zijn om de digitale factuur steeds meer professioneler te maken. Denkt hierbij dan ook aan Universal Business Language (UBL), dit geef dit in een bestands vorm de inhoud van een factuur weer. Het zijn eigenlijk gewoon een serie afspraken is een digitale gegevensstructuur in een standaardformaat, die inmiddels wereldwijd bekend is. De ontwikkelingen hiervan worden inmiddels uitgerold en doorontwikkeld. Er zijn veel voordelen van digitaal factureren. De voordelen hiervan zijn: Het is veilig, Je kunt het snel per e-mail verzenden, makkelijk voor grotere maar ook kleinere organisaties, eenvoudig te gebruiken en er zijn meerdere templates mogelijk.

Voor het maken van het een factuur heeft u bedrijfssoftware nodig. Je hebt sowieso een applicatie nodig die gekoppelde CRM en producten ondersteuning bied, dit op zijn minst noodzakelijk. Je kunt alleen een tijdswinst maken op deze manier van factureren als je die modules hebt. Het is ook prettig dat je op een later tijdstip vanuit de facturatie module de digitale factuur middels een eenvoudige zoekterm heel simpel en snel terug kunt vinden. Een factuur is ook heel eenvoudig te traceren vanuit de gekoppelde relatie.

Voor jou als gebruiker mag het eigenlijk niet uitmaken hoe jouw facturen binnenkomen. Het is wel belangrijk hoe de verschillende facturen verwerkt kunnen worden binnen jouw organisatie. Het moet niet zo zijn dat de mensen die met het systeem werken, geen verschillende handelingen moeten verrichten of systemen moet gebruiken om de facturen te kunnen verwerken. Dus mocht een leverancier vragen of zij de factuur ingevolge via de mail mogen sturen, vraag dan eerst aan hun om een PDF – bestand. Je hoeft dan in ieder geval de factuur niet meer te scannen. Het zou al helemaal mooi zijn als de leverancier een XML bestand kan aanleveren, maar de kans is vrij groot dat ze dat dan nog niet kunnen. Door al je facturen via de mail (PDF) te ontvangen. Het kan niet snel genoeg gaat dat alle bedrijven het zo gaan doen, maar het is gebleken uit het verleden dat het niet allemaal over gehaast moet gaan maar ik wat kleinere stapjes. Deze manier van factureren is gewoon sneller en veiliger. Je bent dat ook klaar met al dat extra werk. En je hebt alles zo binnen of verzonden.